POMODORO! Ou como conseguir organizar 1001 actividades em dias de 24 horas

[Imagem daqui]

Desde sempre que sou uma miúda organizada. Sei sempre onde tenho tudo, consigo sempre ter tudo impecavelmente arrumado [nem tanto, desde que fui mãe, pois ando há 4 anos a querer dar uma mega volta aos armários cá de casa e ainda não consegui!]. Na faculdade, os meus apontamentos eram cobiçados porque estavam sempre passados a limpo e bem organizados. Quando comecei a trabalhar, há 16 anos atrás, lembro-me de ser exímia a organizar pastas, etiquetar, catalogar. Todos os processos que me passavam pelas mãos estavam excepcionalmente organizados. Fui elogiada pela minha coordenadora de estágio várias vezes pela minha capacidade de organização. Sou fã da organização em tudo, e cada vez tenho mais necessidade de aplicar técnicas de organização, à gestão do meu tempo.

Com o passar dos anos, as minhas prioridades têm vindo, obviamente, a mudar. Há que hierarquizar o que realmente importa, e logicamente, nem sempre o tempo chega para tudo o que deveria. Escrever no blog, por exemplo, é uma coisa que hoje em dia já não dispenso. Porque me dá prazer, porque tenho compromissos assumidos aos quais não quero faltar, porque vos tenho a vocês, aí desse lado, que passam por aqui e querem ter alguma coisa nova para ler. porque quero registar o crescimento dos meus filhos, o crescimento da minha família, o propósito principal deste blog. A verdade é que, cada vez mais, sinto que precisava de dias de 48 horas, embora saiba que mesmo que os tivesse, o tempo continuava a não chegar para tudo.

Perguntam-me muitas vezes como é que consigo fazer tudo. Ter dois filhos gémeos, marido, casa para gerir e organizar. um trabalho a tempo inteiro, e ainda ser blogger! Ter tempo para dormir, ou sair, para participar em eventos, para ir ao ginásio ou para cozinhar coisas diferentes, para brincar com os meus filhos, para passar tempo com família e amigos. Não digo que seja fácil, porque não é, mas é possível.

Para começar, não estou sozinha nesta viagem! Tenho um marido, que ajuda [e muito] em tudo, quer nas coisas da casa e da família, como nas assuntos relaccionados com o blog. Trabalhamos como uma equipa, em família, e colaboramos todos para o atingir dos nossos objectivos. E sim, ele ajuda-me em tudo, excepto no desempenho da minha profissão, que essa é da minha exclusiva responsabilidade.

A segunda coisa importante, é que tenho o meu tempo muito bem organizado! Há horários definidos para tudo, e são para cumprir! Não aplico esta técnica a 100% porque confesso que tenho alguma dificuldade em gerir tudo o que tenha a ver com os meus filhos. Ou seja, mesmo que esteja num tempo dedicado a qualquer outra função, se os meus filhos precisam de mim, largo tudo e corro para eles! Seja o que for, nada é mais importante do que os meus filhos! 

Mas antes de continuar, convido-vos a ver este vídeo. Já ouviram falar da técnica de POMODORO?




A Técnica Pomodoro é um método de gestão de tempo, desenvolvido no final dos anos 80 por Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos. Consiste em trabalhar por blocos de tempo, chamados de pomodoro. Cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais devemos trabalhar numa única tarefa, sem interrupções. No fim de cada pomodoro, devemos fazer uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodori (plural de pomodoro), devemos fazer uma pausa maior, de 30 minutos. Os objectivos da técnica são aumentar concentração, aumentar a produtividade, diminuir as interrupções, aprender quanto tempo demoramos com cada tarefa, aliviar a ansiedade. 

Para aplicar a Técnica Pomodoro devemos criar uma lista de tarefas no começo do dia de trabalho. A lista deve ser dividida em duas secções: “Tarefas Planeadas” e “Não Planeadas”. Podemos utilizar um caderno, uma aplicação, um ficheiro excel o qualquer outro formato que nos dê jeito. Eu pessoalmente escrevo tudo em papel e tenho ainda alguns ficheiros de excel de suporte.

Dessa lista, escolhe-se uma tarefa, contam-se 25 minutos (1 pomodoro) e começa-se a trabalhar nela. Depois do pomodoro terminar, marca-se a tarefa e faz-se uma pausa de 5 minutos. Este passo deve ser feito mesmo que a tarefa não tenha ficado concluída, e continua-se a trabalhar nela no próximo pomodoro. A cada quatro pomodori, fazemos uma pausa de 30 minutos. [Esta pausa, para mim, é utópica! O máximo que consigo ronda os 10 minutos. Mais do que isso já me estou a stressar por considerar desperdício de tempo]

Uma das regras mais importantes da Técnica Pomodoro é evitar e gerir as interrupções que acontecem durante os pomodori. Não são fáceis de gerir, e são as maiores responsáveis por "sabotar" esta técnica. 

As interrupções internas são todas aquelas que partem de nós, por exemplo: lembramo-nos que precisamos de telefonar a alguém. Todas as interrupções internas devem ser deixadas para depois, a não ser que sejam de extrema urgência. [Como as que têm a ver com os meus filhos!] Sempre que acontecer uma interrupção interna, devemos anotar a tarefa relacionada na secção de tarefas “Não Planeadas” e fazer uma marca ao lado da tarefa actual para medir quantas vezes nos distraímos durante a execução da tarefa.

As interrupções externas são todas aquelas que partem do ambiente, por exemplo: o colega pede uma informação, o telefone toca, chega um novo email. Todas as interrupções externas também devem ser deixadas para depois, a não ser, claro, que seja de extrema urgência. Sempre que acontecer uma interrupção externa, devemos anotar a tarefa relacionada na secção de tarefas “Não Planeadas” e marcar com outra marca, diferente da anterior, ao lado da tarefa actual, para medir quantas vezes fomos interrompidos durante a execução da tarefa.

Segundo o Francesco Cirillo, a maioria das interrupções podem ser deixadas para depois porque dificilmente alguma coisa é tão urgente que não pode esperar um pomodoro terminar. Por exemplo, se recebermos um telefonema aos 17 minutos de um pomodoro, podemos terminar o pomodoro e devolver a chamada depois, porque 8 minutos vão fazer pouca ou nenhuma diferença. Por outro lado, parar a tarefa a meio pode fazer com que fiquemos distraídos com outras coisas. Além disso, existe o tempo para retomar a tarefa que acaba por ser perdido.

Todas as tarefas não planeadas devem ser executadas seguindo o mesmo sistema das tarefas planeadas.

A Técnica do Pomodoro tem algumas outras regras: Apenas uma tarefa deve ser realizada em cada pomodoro; um pomodoro não deve ter menos de 25 minutos; se você terminar antes, deve rever a tarefa até o final do pomodoro, um pomodoro não deve ter mais de 25 minutos, mesmo que você sinta que falta apenas alguns minutos para o término da tarefa, ainda assim deve realizar a pausa e terminar a tarefa no próximo pomodoro; um pomodoro interrompido deve ser anulado, independente do momento em que foi interrompido.

Depois de alguns dias a usar esta técnica, conseguimos extrair algumas informações para melhorar o nosso desempenho. Com os resultados, devemos tentar aprender quanto tempo levamos para realizar cada tipo de tarefa, entender o que nos distrai recorrentemente, descobrir quais são as principais interrupções.

Não vou dizer que aplico esta técnica sempre no meu dia-a-dia, mas tento! Os meus dias têm regra geral uma rotina bastante definida, embora sujeita a alterações. Vejamos:

Acordo cedo, por volta das 7h. Antes de acordarmos os miúdos, despachamos-nos a nós, preparamos tudo o que precisamos para sair de casa e depois, fazemos o pequeno almoço deles. Vamos acordá-los. Enquanto comem acabamos de nos despachar, para de seguida os vestirmos e prepararmos para sair. Saímos os 4, deixamos os miúdos na escola, seguimos para o meu escritório, eu fico logo a trabalhar e o David vai para o atelier de seguida fazer o mesmo. Duas a três vezes por semana, saímos à hora de almoço para ir treinar. Regressamos aos nossos escritórios, almoçamos em 10 minutos e voltamos ao trabalho. Nos restantes dias almoçamos na mesma no escritório e rentabilizamos a hora de almoço a gerir emails e telefonemas que tenhamos para fazer. Saímos ao final da tarde [mais cedo se tivermos reuniões ou eventos, mais tarde se estivermos de agenda mais limpa e aproveitamos para adiantar trabalho]. Ao final da tarde vamos buscar os miúdos, voltamos para casa, damos-lhes banhos, tratamos de jantares, roupas, rotinas diversas da casa e jantarmos. Depois de tudo despachado e dos miúdos na cama, sentamo-nos a trabalhar nos nossos projectos digitais. São muitas horas passadas ao computador, a escrever, a pesquisar, a responder a emails, a programar posts, a colocar agendamentos para que as publicações saiam fluídas ao longo do dia, sem que tenhamos que nos preocupar com elas fora do tempo que temos para lhes dedicar. Enquanto muitos de vocês estão a dormir, nós estamos a trabalhar. E sim, é cansativo. Sim, há dias em que não aguentamos e temos mesmo que nos ir deitar. [São os dias em que vocês notam falta de conteúdo, que sucedem as noites em que não conseguimos trabalhar]. 

Este post, por exemplo, vocês vão lê-lo às 15h de 4.ª feira dia 4 de Maio de 2016. e eu estou a terminar de o escrever às 2h31 da manhã desse mesmo dia. Ou seja, daqui a 4h30min tenho o despertador a tocar, um dia de trabalho à minha frente, e a esta hora ainda estou em frente ao computador a escrever. [Motivo pelo qual este post termina já aqui, embora hoje me sinta cheia de energia e com vontade de continuar, porque sei que se não descansar o mínimo, amanhã vou ter um dia mau!]

Por isso, para todos os que me perguntam como é que eu consigo, fiquem a saber que nem sempre consigo, mas quando sou sucedida, é em grande parte porque sou meticulosa e organizada. Pensavam que era fácil? Eu pensava, mas a vida tem-se encarregado de me mostrar que não é! Mas enquanto fizer tudo o que faço por gosto, vou continuar! 

[Este post é dedicado a todas as almas caridosas que acham que quem escreve um blog não pode ter um trabalho, ou que escreve o blog no horário de trabalho. Get a life!]

3 comentários:

Isa disse...

Adorei ler este post, apesar de achar que hoje te devem faltar horas de sono! Gosto muito de perceber como as outras pessoas verem a sua vida em termos de horários para conseguir fazer tudo. Eu tenho alguma dificuldade em cortar nas horas de sono, que são no mínimo 6 a 7... Beijinhos e parabéns pelos filhos e blog

Cuca disse...

Adoro isto!!!

Patricia Pinto disse...

Sou tão a tua antíntese neste campo..... Não por desleixo ou porque seja contra a organização.Nada disso! Eu até me esforço bastante para ser mais organizada e tento ter tudo no sítio, mas sofro em abundância do "síndrome do esquilo"...lol! Que é por exemplo, e isto aconteceu agora a seguir ao almoço, tinha umas coisas para pagar e abri o banco on line, mas como recebi uma mensagem no mail, fui ver e entretanto comecei a limpar caixa de emails e a ver outros e quando dou por mim, passaram uns 20 minutos até que olho para a barra e vejo o site do banco e lá me lembro do que tinha planeado fazer inicialmente!
E isto sucede para aí umas 100 vezes no meu dia-a-dia! E sim, trabalhando em casa, gerir horários escolares das miudas, tratar das tarefas de casa e tuditudi, chego ao fim do dia doida, ansiosa porque não consegui fazer tudo o que queria e completamente em stress porque depois as coisas vão acumulando nos restantes dias!!!!!!

Vou tentar aplicar esta técnica a ver se me safo!!!!! :D :D
Obrigada pela partilha!
(e quem acha que os bloggers não fazem mais nada é porque ou só conhecem pessoas que vivem disto MESMO, ou então passam eles próprios o dia a "coçar a micose".... ;) ;) )

Beijinho grande!!!